Sistem Informasi Akuntansi

A.Proses Bisnis

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses yaitu

1 proses bisnis inti/ utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk atau jasa

2. proses bisnis pendukunh yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal (karyawan perusahaan)

.3.proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan mengendalikan sumber daya yang ada

4. proses network bisnis yaitu proses yang diselenggarakan untuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.

Menurut Parah Ahli :

1.      Davenport (1993) mendefinisikan proses bisnis sebagai:

aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”

2.      Hammer dan Champy’s (1993) bisa dianggap merupakan turunan dari definisi Davenport. Mereka mendefinisikan proses sebagai kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih inputan dan menghasilkan output yang bermanfaat/bernilai bagi pelanggan”

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Terdapat tiga jenis proses bisnis:

1. Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis
2. Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.
3. Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

B.Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara kemponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi dari 3 bentuk, yaitu :

a.       Struktur Organisasi Fungsional,

b.      Struktruk Organisasi Produk/Pasar

c.       Struktur Organisasi Matriks.

a.      Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

b.      Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

c.       Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

Fungsi Struktur Organisasi

1. Kejelasan tanggung jawab.

Setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawab dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu di pertanggung jawabkan. Itulah fungsi struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab.

2. Kejelasan kedudukan.

Yang selanjutnya yaitu kejelasan mengenai kedudukan,disini artinya anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan, sebab adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah di percayakan kepada seseorang atau anggota.

3. Kejelasan mengenai jalur hubungan.

Fungsi selanjutnya yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan maksudnya dalam melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam sebuah organisasi maka akan dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat saling memberikan keuntungan.

4. Kejelasan uraian tugas.

Dan Fungsi lainnya yaitu kejelasan mengenai uraian tugas didalam struktur organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan maupun pengendalian, dan juga bagi bawahan akan dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas. Itulah salah satu fungsi sebagai kejelasan uraian tugas.

C.Sistem Operating Prosedur

 SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Pengertian Prosedur :

Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan suatu  proses kerja (Contoh prosedur Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur PembelianBarang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain). Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; namun sebaiknya baku atau standar. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar.

Pengertian Operasional :

Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan hal yang terjadi di suatu perusahaan.  Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku(tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis).

Pengertian Standar :

Standar berarti ketentuan atau  keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.

SOP berfungsi sebagai :

1.  Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas. 
2. Pedoman pimpinan melakukan pengawasan. 
3. Pembanding untuk perubahan yang lebih baik.  
4. Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak.

5.       Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada.   

6.       SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal.

7.       SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas.

8.       SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi. 

9.      SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih karyawan dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain diluar departemen asalnya.

10.  SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan.

Konsep Pembuatan SOP :

Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan menjadi tidak maksimal. Dalam pembuatan SOP harus memperhatikan beberapa konsep sebagai berikut :

• SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah. 
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha mendapatkan arus yang sebaik-baiknya. 
• Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: "Kirim spesifikasi ke vendor" bukan " Spesifikasi dikirim ke vendor". 
• Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: " Lengkapi lembar kerja buku dan kembalikan ke pengadaan" bukan " Jangan dikembalikan sebelum lembar kerja dilengkapi". 
• Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: "Kirim buku ke bagian pengolahan". 
• Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah duplikasi pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan. 
• Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu. 
• Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan. 
• Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.

ada beberapa bentuk dan criteria dalam pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

1. Simple Steps
Prosedur yang singkat dan tidak membutuhkan banyak keputusan yang ditulis. SOP ini dianut oleh perusahaan yang memiliki pekerja tidak terlalu banyak.
2. Hierarchical Steps
Bentuknya cukup panjang lebih dari 10 langkah, tetapi tidak terlalu banyak keputusan.
3. Graphic Format
Bentuk ini sama seperti Hierarchical Steps yaitu cukup panjang lebih dari 10 langkah tetapi tidak terlalu banyak keputusan. Perbedaannya terletak dalam penyampaiannya, Graphic Format berisikan suatu grafik, gambar, diagram untuk mengilustrasikan apa yang menjadi tujuan dari suatu prosedur.
4. Flowchart
Prosedur yang memiliki banyak keputusan, dapat ditulis dalam bentuk ini. Flowchart merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah dalam membuat keputusan. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan Flowchart ini yaitu pemakaian simbol-simbol dalam penjelasanya, karena simbol-simbol ini memiliki arti dan makna yang berbeda

Implementasi  SOP :

Proses implementasi SOP adalah langkah yang dibutuhkan untuk  memperkenalkan SOP kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian penting dalam setiap proses operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk memastikan bahwa :

1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP tersebut.
3. Setiap karyawan dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi ketidaksesuaian dalam penerapan SOP tersebut.
4. Terdapat karyawan yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.

D.Char of account / Kode Rekening

Kode Rekening adalah kode-kode atau simbol dari rekening-rekeing transaksi perusahaan yang mempermudah pencatatan data yang akan menjadi dasar penyusunan laporan-laporan keuangan. Pada dasarnya rekening-rekening transaksi perusahaan dibagi atas 2 golongan, yaitu : A. Rekening-rekening neraca atau rekening-rekening riil, yaitu rekening-rekening yang pada akhir periode akan dilaporkan didalam neraca. Rekening-rekening ini terdiri dari : Aktiva (harta), Kewajiban (utang), dan Modal.

 B. Rekening-rekening rugi-laba atau rekening-rekening nominal, yaitu : rekening-rekening yang pada akhir periode akan dilaporkan dalam laporan laba-rugi dan sifatnya sementara (temporary) artinya nilainya harus Rp 0 pada setiap awal periode. Rekening-rekening ini terdiri dari : Pendapatan, dan Biaya.